hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

 UVOD

U tvrtki Adviso d.o.o. zaposleni su stručnjaci iz različitih područja znanosti – od strojarstva, kemijske tehnologije, sanitarnog inženjeringa, pomorskog prometa, prehrambene tehnologije, preko biologije/ekologije pa do brodogradnje i građevine.

 

Tvrtka Adviso d.o.o. nudi svojim klijentima savjetodavne usluge na područjima:

  • Zaštita okoliša i održivi razvoj
  • Zaštita i spašavanje
  • Nadzor i rukovanje opasnim tvarima
  • EU aplikacije
  • Investicijski projekt

 PROBLEMATIKA

Adviso d.o.o. je dinamična tvrtka koja brzo raste. Radi se u više ureda na više lokacija. Zaposlenici dosta vremena provode van ureda – „na terenu“, te je radi toga vrlo bitno da se omogući pristup dokumentaciji odnosno informacijama sa bilo koje lokacije.


Prije implementacije sustava za praćenje projekata i vođenje arhive – Hivergen, svu dokumentaciju, iako je uredno arhivirana, nije bilo moguće pretraživati na jednostavan i brz način. Poseban problem bili su radni nalozi i troškovi po pojedinom radnom nalogu.

 ZAHTJEVI

Jednostavan i prilagodljiv sustav za upravljanje projektima u kojem će se voditi sva dokumentacija – dopisi, narudžbenice, upiti, računi, ugovori, radni nalozi, projektna dokumentacija... Dokumentacija u sustavu mora imati mogućnost pretrage po svim kriterijima. Svaka promjena mora se evidentirati, te mora postojati mogućnost pregleda svih verzija dokumenta. Sustavni backup svih podataka.


Automatizirano vođenja radnih naloga i radnih sati vezanih uz pojedini radni nalog (projekt). Izrada izvještaja i mogućnost praćenja troškova po pojedinom projektu. Slanje izvještaja na odgovorne osobe na kraju radnog dana.


Uvoz podataka iz starog sustava i indeksiranje istih.

 REZULTAT

Sustav za upravljanje projektima i vođenje arhive Hivergen instaliran je na server. Omogućen je zaštićen i siguran pristup serveru sa bilo koje lokacije – jedini uvjet je Internet konekcija. Napravljena je snimka stanja i postavljena je organizacijska struktura i više evidencija. Navest ćemo samo par njih:

Projekti

Svaki projekt ima jedinstvenu šifru. Šifra se dodjeljuje automatski i nema mjesta za pogrešku. Osim osnovnih podataka kao što su naziv projekta, partner, datum… uz projekt se veže sve relevantna dokumentacija – Ponuda, Ugovor, Radni nalog… Voditelj projekta, uprava i slično imaju pristup svim podacima dok djelatnici imaju pristup samo onoj dokumentaciji koja im je neophodna u radu. Ako je potrebno projekt se može vezati na neki drugi projekt. Na taj način imamo sve relevantne informacije na jednom mjestu.


 


Ugovori

Kreirana je evidencija svih ugovora. Postavljena su korisnička prava i opisna polja. Pretraživanje je omogućeno preko svih opisnih polja: Klijent, Kategorija, Datum, Iznos, Šifra ponude… Svi ugovori spremaju se u digitalnom obliku. Dodana je i mogućnost pretrage po ključnim riječima unutar samih ugovora.


 

Radni nalozi

Ovo je posebno važan tip dokumenta radi toga jer se ovdje prate svi troškovi vezani uz pojedini projekt/ugovor. Na ovaj tip dokumenta, među ostalim, dodana su opisna polja Cijena radnog sata, Broj utrošenih sati, Troškovi radni sati, Ostali troškovi, Ukupni troškovi, Cijena ugovora… Zaposlenici svakodnevno vode evidenciju obavljenog posla i upisuju radne sate. Svi radni sati veže su za neki Radni nalog. U Radnom nalogu se automatski računaju troškovi na način da se broj radnih sati množi sa cijenom radnog sata. Cijena radnog sata je predefinirana i za svakog djelatnika je različita. Troškovi svih radnih sati se zbroje sa ostalim troškovima i dobijemo Ukupne troškove. Ukupne troškove usporedimo sa predviđenim troškovima odnosno cijenom iz Ugovora. Na ovaj način Uprava ima trenutan uvid u svaki projekt i njegovu isplativost.


 Sustav za izvještavanje

Sva dokumentacija i podaci koji se nalaze u sustavu ne znače puno bez kvalitetnog sustava za izvještavanje. Osim izvještaja sa podacima iz samog sustava Hivergen, sustav za izvještavanje omogućuje povezivanje sa drugim sustavima i prikazivanje podataka iz tih „trećih sustava“. Tipičan primjer takvog povezivanje je povezivanje sa knjigovodstvenim softverom i prikaz podataka kao što su npr. računi, otvorene stavke…. Posebno atraktivno i korisno pokazala se grafička vizualizacija podataka. Postoji više desetaka grafova (pite, stupci, 3D prikaz…) koji se mogu koristiti ovisno o podacima koje prikazujemo. Npr. kod analize radnih naloga možemo dobiti izvještaj kakvo je financijsko stanje po svakom radnom nalogu – pomoću samo jednog klika, npr. pozitivni nalozi se prikazuju u plavoj boji, negativni u crvenoj…. Svaki izvještaj se može prilagodit po želji korisnika, npr. analiza po izrađivačima, po mjesecima, po županijama…