hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

KAKO SMO UBRZALI PROCES URUDŽBIRANJA DOKUMENATA U AGENCIJI ZA MOBILNOST I PROGRAME EUROPSKE UNIJE



Agencija za mobilnost i programe Europske unije javna je ustanova u sustavu Ministarstva znanosti i obrazovanja, koja provodi i promovira programe Europske unije i druge međunarodne programe u području znanosti, obrazovanja, osposobljavanja i mladih.

Agencija organizira intenzivne promotivne i informativne aktivnosti, a ulaže u obrazovanje i usavršavanje građana Republike Hrvatske, u osuvremenjivanje i unaprjeđenje sustava obrazovanja, znanosti i rada s mladima te u njihovu internacionalizaciju, i to provedbom programa i ostalih aktivnosti.


Agencija za mobilnost i programe europske unije logo
Agencija je obveznik Uredbe o uredskom poslovanju

PROBLEMATIKA I ZAHTJEVI

 Distribucija, preglednost i dostupnost dokumenata i informacija

Kod Agencije je bilo potrebno povezati sustav za uredsko poslovanje s postojećim sustavom za vođenje projekata na način da se omogući brz ponalazak željenih informacija, od dopisa, programa pa do projekata i procedura.

Kako posebno vode evidenciju projekata Europske unije u kojima brinu za školske i obrazovne institucije, za obavljanje posla važna im je mogućnost distribucije dokumentacije.

Također, potrebno im je smanjenje vremena kod unosa podataka i izrade evidencije, kao i sprječavanje duplih unosa dokumenata. Ističu potrebu za preglednošću dokumentacije i dostupnosti informacija.

Problematika i zahtjevi

"Sustav u kojem smo prije radili je zastario i nije nam pružao puno mogućnosti. Prvenstveno smo željeli jednostavan sustav koji bi nam omogućio spremanje / učitavanje dokumenata direktno u program za urudžbiranje kako bismo uspostavili sustav digitalne arhive. Također, do uvođenja Hivergena pisarnica je otvarala sve predmete te ulazne i izlazne urudžbene brojeve te smo željeli sustav u kojem će djelatnicima biti omogućeno da sami urudžbiraju izlazne dokumente i sustav koji će nam olakšati arhiviranje i izlučivanje gradiva što nam stari sustav nije omogućavao.

Ono što smo željeli je:
- Smanjenje opterećenja pisarnice uvođenjem sustava pri kojem djelatnici sami otvaraju izlazne urudžbene brojeve
- Spriječiti mogućnost gubitka dokumentacije pohranjivanjem dokumenata u Hivergen
- Kontrolu praćenja predmeta omogućavanjem voditeljima odjela da u bilo kojem trenu mogu vidjeti kod kojeg djelatnika se nalazi pojedini predmet te što je po njemu rađeno"

Ida Poljak, stručni referent u Odsjeku za pravne poslove i razvoj ljudskih potencijala

AGENCIJA KORISTI HIVERGEN GOV

 

Hivergen GOV

RJEŠENJE

Hivergen je Agenciji omogućio jednostavnu distribuciju dokumentacije što je njima bilo najviše potrebno. Omogućeno je službeno dodjeljivanje oznaka poput urudžbenog broja i klasa. Također, nema posebnih papira ni štambilja već se sva potrebna dokumentacija generira u Hivergenu prema predlošku.

Hivergen GOV omogućuje dodjeljivanje klasa i urudžbenih brojeva na službenim dokumentima te olakšava njihovo vođenje.

 

Kod Agencije, Hivergen omogućuje evidentiranje izlazne pošte te je prilagođen sustavu Hrvatske pošte i omogućava kreiranje i vođenje raznih vrsta evidencija. Važno je upravo to što Hivergen koriste svi zaposlenici koji rade na određenim dokumentima te je iznimno olaškana distribucija istih što nam je bio i cilj. Nadređeni imaju preglednost rada te im je omogućena raspodjela zadataka između zaposlenika.

Već kvalitetna organizacija rad, uz Hivergen je dosegla vrhunac, a smanjeno je vrijeme pretraživanja dokumenata dok su sve informacije dostupne kada su potrebne. Olakšana je evidencija jer se podaci ne unose više puta pa se samim time kvalitetnije može iskoristiti raspoloživo radno vrijeme.

OSTVARENE FUNKCIONALNOSTI

Mogućnost automatskog ispisa pismena, adresa, ispisnih koverta

Olakšano izdavanje potvrda uz automatsku evidenciju

Omogućeno vođenje evidencije prema arhivskim propisima

Jednostavna i brza distribucija dokumenata

Riješeni problemi s urudžbenim zapisnikom

Smanjenje vremena unosa dokumenata

Spriječen dupli unos podataka i informacija

"Uvođenjem Hivergena smanjeno je opterećenje na pisarnicu što je bio prvobitni i najbitniji cilj novog sustava te je na taj način ubrzan proces urudžbiranja dokumenata. Također, željeli smo riješiti probleme s arhiviranjem gradiva što je omogućeno povezivanjem klasifikacijskih oznaka sa Posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja što bi nam u konačnici trebalo olakšati proces izlučivanja gradiva.

Povezivanjem Hivergena sa e-PK sustavom Hrvatske pošte modernizirali smo i ubrzali proces otpremanja pošiljaka što nam je također bio jedan od većih problema."


Ida Poljak, stručni referent u Odsjeku za pravne poslove i razvoj ljudskih potencijala

Modernizirajte i Vi svoje poslovanje kroz ubrzanje poslovnih procesa.

Kontaktirajte nas

Preuzmite PDF brošuru