hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

Arhiviranje dokumenata

Za poduzeća koja žele uredno voditi dokumentaciju

Za poduzeća koja žele pristupiti digitalnom dokumentu u par klikova


Program za arhiviranje dokumenata Hivergen ARH namijenjen je za poduzeća koja žele digitalizirati svoju dokumentaciju. Klasična arhiva dokumenata podrazumjeva spremanje dokumenata u registratore po nekom logičkom redoslijedu. Takav način snalaženja funkcionira dok se svi zaposlenici pridržavaju pravila i dok postoji zadužena osobu koja evidentira zaprimanje i izdavanje arhivske građe. Drugi digitalni način podrazumjeva da se već skenirana dokumentacija sprema u mape (foldere) na serveru do kojeg svi imaju pristup. Ovakav način arhiviranja dokumenata se ne može kontrolirati i podložan je nedokazivom gubljenju arhive. Svaka organizacija koja je na tržištu određeno vrijeme mora imati kvalitetni program za arhiviranje dokumentacije.

Prednosti korištenja sustava za arhiviranje dokumenata su:

 digitalna verzija dokumenta je dostupna na klik
 prate se verzije dokumenata
 možete pronaći ugovor sklopljen u 1 mjesecu 2001 g. u par klikova
 jednostavno administriranje baze dokumenta prilagođeno krajnjim korisnicima
 gubite vrijeme na pronalazak dokumenata

 štedite vrijeme kod pretrage dokumenata
 dokument se ne može izgubiti
 uvijek imate zadnju verziju dokumenta
 možete arhivirati sve vrste dokumentacije: word, excel, pdf, slike, mailove i sl.
 cijena sustava


  DOSTUPNOST

U današnje vrijeme poslodavac ne smije dopustiti da mu zaposlenici provode vrijeme tražeći informacije, one moraju biti trenutno dostupne svima (prema pravima pristupa).

Ako pogledate situaciju kada tražite ugovor star 7 godina. Prvo morate pronaći osobu koja je prije 7 godina upravljala ugovorima da vas uputi gdje tražiti u arhivi. U arhivi ćete potrošiti vrijeme dok pronađete odgovarajući registrator. Kada pronađete registrator morate ga cijelog prelistati za pronalazak ugovora, a nerijetko se dogodi da nema ugovora. U najboljem slučaju nakon nekoliko sati pronaći ćete ga u drugom registratoru, jer ga je netko tu slučajno vratio.

Hivergen ARH program za arhiviranje dokumenata omogućuje dolazak do ugovora starog 7 godina u par klikova.

 

MOŽE BITI JEDNOSTAVNIJE


 

Arhiviranje ugovora

Evidencija ugovora

   UNOS

Unos u sustav mogu raditi svi koji imaju prava za to. Pravilo je da unos vrši osoba koja je generirala/zaprimila dokument. Čim se dokument stavi u bazu podataka, postaje dostupan svima prema pravima pristupa.

Kada dođe do promjene dokumenta, npr: promjena specifikacija proizvoda, osoba će napraviti reviziju dokumenta i ta revizija će biti dostupna svima. Zadnja verzija je uvijek dostupna krajnjim korisnicima


   PRILAGODBA

Glavna prednost sustav je prilagodba. Sustav možete prilagoditi sebi i koristiti samo dijelove koje smatrate bitnima.
Pretragu dokumenata također možete prilagoditi svojim potrebama. Tako na primjer ukoliko imate arhivu ugovora možete pretraživati po partneru, datumu ugovora i osobi koja ga je potpisala, a možete dodati i vrste ugovora po želji npr: investicijski, partnerski, održavanje i sl.


INFORMACIJE DOSTUPNE NA KLIK



Što sve možete arhivirati?


 Ulazne račune
 Ugovore
 Dopise
 Garancije
 Certifikate
 ISO dokumentaciju
 Radne naloge

 Zahtjeve
 Medijske članke
 Rješenja
 Zapisnike
 Odluke
 Potvrde

 Video zapise
 Slike
 Građevinsku dokumentaciju
 Upravne dozvole
 Pravilnike
 Kartone
 Izvještaje

 Carinska odobrenja
 Predmete
 Akte
 Inspekcijske liste
 Putne naloge
 Upute
. . .


Arhiviranje dokumenata na Vašem primjeru

Hivergen ARH prilagođava se Vašem načinu poslovanja.
Ukoliko želite vidjeti kako možete digitalizirati svoju dokumentaciju, javite nam se.



Kontaktirajte nas