hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

 

Arhiviranje poslovne dokumentacije



Dok je poduzeće malo, dokumenti ne predstavljaju problem jer mali broj zaposlenika barata dokumentacijom. Kako se poslovanje širi i kako poduzeće raste tako se povećava potreba za upravljanje sve većom dokumentacijom koja cirkulira kroz poduzeće.
Hivergen DMS je sustav arhiviranje poslovne dokumentacije koji omogućuje jednostavnu izradu mapa (foldera) u koje zaposlenici stavljaju dokumente koji su kasnije dostupni svim ostalima prema pravima pristupa.

Neki od primjera primjene arhiviranje poslovne dokumentacije su:

   Arhiva ugovora

   Arhiva ulaznih računa

   Baza rješenja, dopisa, zahtjeva

   Arhiva slika, mailova

   Baza ISO dokumentacije

   Arhiva kalkulacija i sastavnica

Prednost Hivergen DMS rješenja je u tome što se prilagođava svakom poduzeću. Svako poduzeće može prilagoditi program i mape (foldere) svom načinu poslovanja.


   

Slika 1 - Baza ulaznih računa prema dobavljaču

Glavne funkcionalnosti sustava za arhiviranje poslovne dokumentacije


   Izrada digitalnih arhivskih mapa – računa, ugovora, zahtjeva, radnih naloga, putnih naloga, slika, ISO dokumentacije

   Definiranje polja za pretraživanje – npr.: račun ćete pretraživati po partneru, datumu, iznosu, vrsti, datumu odobrenja ili statusu

   Skeniranje - skeniranje i obrada fizički pristiglih dokumenata

   Verzioniranje - kod izrade ugovora htjeli bi imati prvu i završnu verziju

   Dijeljenje – slanje dokumenata unutar i van organizacije


Slika 2 - Primjer računa u bazi

Prednosti sustava za upravljanje dokumentima


    Svi dokumenti se nalaze na jednom centralnom mjestu

    Dokumenti su dostupni "na klik"

    Dostupnost do dokumenata s bilo koje lokacije

    Dokument je skoro pa nemoguće zagubiti

    Postoji samo jedna verzija dokumenta

    Uredna i ažurna baza dokumenata



Direktne uštede

    Ušteda na kopiranju, toneru i papiru. Prema nekim studijima svaki dokument se kopira barem 10 puta. Iz našeg iskustva, rekli bi i puno više.

    Ušteda na registratorima i prostorima za arhiviranje

Indirektne uštede

   Nisu mjerljive kao direktne, ali su daleko važnije

    Uštede na vremenu koje korisnik potroši na pretraživanju. Prema nekim studijima prosječno svaki zaposlenik provede dva sata tjedno tražeći dokumente.

    Brže donošenje odluka


Hivergen na Vašem primjeru

Hivergen DMS se prilagođava Vašem načinu poslovanja.
Ukoliko želite vidjeti kako jednostavno možete postaviti sustav za arhiviranje poslovne dokumentacije, javite nam se


Kontaktirajte nas