hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

Evidencija e-mail zahtjeva korisnika

 

Za poduzeća koja žele upravljati mailovima korisnika


 

Problematika: Danas se većina poslovne komunikacije odvija putem maila. Mail je postao glavni izvor informacija i odnosa s kupcima. Zamislite situaciju u kojoj firma zaprimi 10 (ili 100) zahtjeva kupaca na mail dnevno. Osoba koja prima mailove, proslijediti će mailove prema odgovornoj osobi koja će odraditi posao i vratiti rješenje kupcu ili proslijediti drugom izvršitelju. Problem nastane nakon 30 dana kada imamo 300 (ili 3000) zahtjeva:

  •  Ne zna se koliki je točan broj aktivnih zahtjeva
  •  Nema dostupnog podatka koji zahtjevi su riješeni, a koji se još rade
  •  Ne zna se tko radi na kojem zahtjevu
  •  Nema informacije o tome tko je odobrio zahtjev
  •  Kada kupac nazove, teško mu je dati informaciju u kojem je stadiju njegov zahtjev

Iz tog razloga razvili smo softversko rješenje Hivergen MAIL koji olakšava rukovanje zahtjevima kupaca pristiglih putem maila.  


 Opis procesa    



 Slanje zahtjeva
Korisnik kao i do sada normalnim putem šaljem zahtjev na mail.

 Zaprimanje zahtjeva
Zahtjev koji dođe putem maila automatski se dolazi u Hivergen sustava gdje dobiva svoj redni broj.

 Raspodjela zahtjeva
Voditelji pregledavaju nove zahtjeve unutar sustava i prosljeđuju ih ga prema izvršitelju, koji će dobiti obavijest unutar sustava o novo zaprimljenom zahtjevu za obradu. 

 Obrada zahtjeva
Kada izvršitelji završe određeni zahtjev, dodaju rješenje i vraćaju ga voditelju na provjeru i odobrenje. Ukoliko postoji nedostatak ili greška u zahtjevu, voditelj vraća na doradu izvršitelju.

 Završetak zahtjeva
Ukoliko je sve u redu, voditelj odobrava rješenje i korisnik dobiva obavijest i rješenje zahtjeva.

 

 Slučajevi korištenja   


  Prijava šteta - u osiguravajućim društvima

  Obrada zahtjeva za naručivanje

  Liječnički zahtjevi i rezultati

  Prijava pogrešaka u programu

  Prijemna pošta koja dolazi na službeni mail firme, npr. narudbenice@ime_firme.hr

 Olakšano upravljanje bagatelnim  i javnim nabavama

MAIL Pregled svih zahtjeva MAIL voditelj odreduje sljedeceg izvrsitelja

 Kontrola procesa    

 

Proces cirkulacije zahtjeva i informacija možete prilagoditi svojom načinu rada. 

MAIL tijek kretanja dokumentacije

U svakom trenutku direktor i voditelji odjela imaju mogućnost analizirati proces obrade, njegovo trajanje ili otvoriti poslani mail te na temelju podataka donijeti odluke.


 

Hivergen MAIL na Vašem primjeru

Hivergen MAIL se prilagođava Vašoj organizaciji i Vašem procesu zaprimanja i obrade zahtjeva putem e-maila.

Ako ste zainteresirani za poboljšanje Vašeg poslovanja javite nam se. 

Kontaktirajte nas

Preuzmite PDF brošuru