hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

 UVOD

Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o. i Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o. nastale su 2014. razdvajanjem poduzeća Vodovod i čistoća Cres Mali Lošinj d.o.o.. Poduzeća rade na više udaljenih lokacija i glavni problem je bila distribucija dokumenata i informacija između lokacija.

 PROBLEMATIKA

Puno vremena je odlazilo na traženje dokumenata. Pošto poduzeća rade na više lokacija, dokumenti su se usput pokupili tako da se na obradu dokumenata čekalo i po mjesec dana. Kasnila su plaćanja računa jer su se računi izgubili ili nisu došli do računovodstva. Prijava na natječaj zahtjeva pronalazak većeg broja starijih dokumenata koje je bilo teško pronaći. Dokument je bio uredno arhiviran u registrator, ali kada ga je netko trebao onda se više puta kopirao. Ukoliko se dokument nije vratio na istu mjesto u registrator, bilo ga je skoro nemoguće kasnije pronaći. Godišnja analiza računa je bio mukotrpan posao. Nekontrolirano naručivanje robe i usluga nije se znalo tko je odgovoran za određenu nabavku. Nemogućnost brzog dolaska do informacija o analizi izvršenosti ugovora.



 ZAHTJEVI

Izrada jednostavnog rješenja za digitalnu pohranu dokumenata koje će krajnjim korisnicima omogućiti jednostavan uvid, pregled, pretragu i analizu. Digitalne arhive: ulazni računi, zadaci, zahtjevi za naručivanje, ugovori. Uprava želi imati brzi i jednostavni uvid u poslovanje i omogućeno digitalno potpisivanje dokumenata koje ne troši više vremena nego ručno odobravanje. Izvještavanje – analiza izvršenosti posla po ugovorima. Omogućiti pristup sa svih udajenih lokacija.

 REZULTAT

Za svako poduzeće kreirane su dvije skupine arhiva u kojima su obrađeni naredni dokumenti. 

 Ulazni računi 

Proces obrade ulaznih računa analiziran je i optimiziran. Kod prijema pošte, računi se skeniraju i stavljaju u sustav. Svaki ulazni račun automatski dobije jedinstvenu ulaznu šifru po kojoj se prati. Račun je moguće pronaći po ključnim riječima: nazivu partnera, broju računa dobavljača, datumu dolaska u poduzeće, po likvidatorima, statusima računa, datumu likvidature, vrsti računa, ERP broju, napomenama ili potpisnicima. Digitalna verzija računa se šalje u obradu na likvidiranje i potpisivanje, a fizički računi se šalju u računovodstvo. U procesu obrade računi prolazi više koraka ovisno o vrsti računa. Odjele kroz koje prolazi su : prijem računa, preraspodjela, likvidiranje, (skladišno poslovanje), odobravanje, knjiženje. Cjelokupni proces obrade računa od ulaza do knjiženja sada traje manje od tjedan dana. 

 Zahtjevi za naručivanje 

Svatko tko ima prava može izraditi zahtjeve za naručivanje. Zahtjeve je moguće za pretražiti i grupirati prema zaposleniku koji ga je kreirao, iznosu, osobi koja ga je odobrila, datumu kreiranja ili nazivu dobavljača. Svaki zahtjev za naručivanje automatski dobije broj po kojem se kasnije može povezati s ulaznim računom. 

 Baza ugovora 

Nakon potpisa ugovora skenirana verzija stavlja se u sustav gdje automatski dobije šifru po kojoj se prati. Svaki ugovor dobije odgovornu osobu tako da ta osoba može na jednostavan način pratiti izvršenje po ugovoru. Ugovor se može pronaći prema raznim kriterijima: datumu potpisa ugovora, datumu važenja, partneru, iznosu ili odgovorno osobi.

http://www.kucl.hr/

http://www.viocl.hr/