hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

Automatizacija likvidacije ulaznih računa



Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:
    od koga može dobiti račun     što mora napraviti s njim i     kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.


Automatizacija ulaznih računa


Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa



1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama

     Nabava        Uprava        Računovodstvo        Marketing i IT        Tehnički odjel i sl.

2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe

3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid

4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi

5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru

6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Problemi:


     Ne zna se kada je račun došao u firmu
     Račun nema ulazni broj
     Račun se duplo zaprimi
     Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
     Račun beskonačno kruži po poduzeću
     Dostava računa udaljenim odjelima
     Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
     Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
     Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
     Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Likvidacija ulaznog računa


Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa



1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:
     Naziv dobavljača i iznos
     Broj i datum računa
     Šalje ga na preraspodjelu
Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo

2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu

3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:
     Narudžbenica ili ugovor
     Mjesta troška
     Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.
     Od koga je račun i koliki je iznos
     Tko i kada je pregleda i odobrio račun
     Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
     Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Likvidatura ulaznog računa

Prednost:


     Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu

     Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova

     Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga

     Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje

     Uvid u tijek svakog pojedinog računa

     Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano

     Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa

     Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun

     Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška

     Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune


Hivergen IPA

Firma Inpro d.o.o. specijalizirala se za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidature ulaznih računa, te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).


Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:
   Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
   Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
   OCR funkcionalnost
   Raspodjela po mjestima troška
   Sprečavanje duplog unosa
   Brzo odobravanje jednim klikom
   Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
   Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
   Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
   Zbirno odobravanje
   Uvid u ugovor i analiza troškova
   Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.

Korisnici našeg modula Hivergen IPA su:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.


Hivergen na Vašem primjeru

Hivergen IPA prilagođava se Vašem načinu likvidature ulaznih računa.
Ukoliko želite vidjeti rad softvera za Vašem konkretnom primjeru, slobodno nas kontaktirajte.


Kontaktirajte nas

Preuzmite PDF brošuru