hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

ROTO DINAMIC D.O.O.



 UVOD

Veliki broj računa ulazio je u poduzeće  i teško ih je bilo pratiti. Računi su se često gubili, duplirali, a nerijetko su računi dolazili do uprave bez i jednog prethodnog potpisa. Poduzeće djeluje dislocirano na dvadesetak lokacija tako da je veliki problem bio i fizička distribucija računa u udaljene centre.

Zahtjevi: uvesti organiziranu distribuciju ulaznih računa, koja će biti automatizirana, dostupna na udaljenim lokacijama i posložena prema definiranim pravilima.

 PROJEKT

Prije samog uvođenja sustava, napravljena je detaljna snimka procesa ulaznih računi. Doneseni su sljedeći zaključci:
 Računi su podijeljeni u grupe i prema njima su definirani potpisnici
 Za svaki račun trebalo je biti minimalno dva potpisa
 Većina računa ide preko uprave
 Rok za obradu računa treba smanjiti s 30 na 10 dana
 Proces je holistički sagledan, pojednostavljen i optimiziran


 IMPLEMENTACIJA

ZAPRIMANJE

Pri dolasku računa u organizaciju, račun se skenira i stavlja u sustav, dok se fizički račun šalje u računovodstvo. Tajnica unosi samo osnovne podatke u sustav, a dio podataka povuče se iz ERP sustava. Omogućen je masovni unos računa, tako da se u kratkom vremenu može obraditi veći broj računa. Odabire vrstu računa (bankovni, vozni park, održavanje, pravni, uredski i sl.) i šalje ga prema odabranom potpisniku.

LIKVIDIRANJE

Odabrani potpisnik (potpisnik 1 ili potpisnik 2) primi digitalnu sliku računa bez obzira gdje se nalazio (Zadar, Vinkovci, Pula ili Varaždin). Ima opciju odobriti račun (potpisati ga i dodati napomene za knjiženje) ili ga vratiti nazad (ukoliko je račun neispravan ili nije za njega) te dodati napomene. Odobrava račun, a sustav automatski određuje sljedeće potpisnike.


UPRAVA

Uprava kada dobije račun, pregledno ima sliku računa, napomene vezane za račun, tko i kada je generirao trošak, tko ga je odobrio, kada je račun došao, vezani ugovor ili analizu ugovora. Ima uključenu opciju brzog pregleda i potpisivanja računa koja omogućuje odobravanje ili vraćanje računa jednim klikom. Na takav način, odobravanje postaje brže, učinkovitije i preglednije od ručnog odobravanja.


Na kraju sustav automatski prebaci određene podatke u ERP sustav, te računovodstvo može proknjižiti račun.

 Pretraga i analiza

Omogućena je fleksibilna pretraga prema svim poljima (iznosi, partneru, datumima, potpisnicama i sl.) čime je omogućena jednostavan i brz dolazak do traženih dokumenata. Zbog fleksibilnosti Hivergen sustava donesena je odluka o proširenje sustava i automatizaciju dodatnih procesa:
 Obrada zahtjeva za naručivanje
 Refundacije gotovine
 Registracija novog korisnika
 Obrada partnera
 Promjena limita