hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu


Zašto je potrebno upravljati ulaznim računima?
Odgovor je jednostavan: smanjuju se troškovi

 

Primjer: Poduzeće ima 50 milijuna kuna prihoda. Ukoliko se automatizira proces ulaznih računa i postavi se cilj (KPI) da se račun mora odobriti u roku 5 radnih dana može se tražiti kasa skonto. Ukoliko se na 5% prihoda dobije kasa skonto od 2% ušteda iznosi 50.000 kuna godišnje.


U kratkom video uratku prikazan je način rada Hivergen IPA rješenja. Vidjet ćete kako na jednostavan način možete ubrzati protok ulaznih računa od njegovog zaprimanja, likvidiranja, odobrenja do knjiženja.

Prikazana su tri koraka:
    Zaprimanje i urudžbiranje
    Likvidiranje
    Odobrenje uprave

Reference:
    Gumiimpex GRP d.d., Varaždin
    Roto dinamic d.o.o., Agrokor, Zagreb
   
Lukoil Croatia d.o.o.. Zagreb


Prilagodba procesa likvidiranja ulaznih računa


Automatizirani tijek prilagođava se Vašem načinu odobravanja ulaznih računa.

Više nećete morati razmišljati kome dalje morate poslati ulazni račun.

IPA-proces obrade faktura


Sva poduzeća rukuju ulaznim računima. Mala poduzeća lako upravljanu ulaznim računima. Problem nastane kada se poveća broj ulaznih računa i kada ih jedna osoba više ne može kontrolirati. Kod povećanja broja računa javljaju se sljedeći problemi:

 ne zna se tko je naručio robu ili uslugu
 dupla plaćanja
 računi se gube

 nema kontrole kod koga se nalazi koji račun
 nema kontrole valute plaćanja
 uprave je prezaposlena da bi se bavila potpisivanjem računa

 

Drugi veliki problem nastaje kada poduzeće naraste i kada djeluje na više lokacija. Tada proces obrade računa može trajati i po nekoliko tjedana, a problemi koji se događaju su sljedeći

 računi se fizički prenosi s jedne lokacije
 računi se šalju mailom te nastaje više verzija istog računa
 ne zna se kod koga je račun i koliko dugo

 računi se gube i nemoguće je ih je pronaći
 računi se znaju naći u beskonačnoj petlji između zaposlenika
 čeka se potpis određenih osoba zbog odsustva


Zato je ulaznim računim potrebno upravljati. U nastavku je naveden pojednostavljeni primjer obrade ulaznih računa koji prolazi kroz par standardnih koraka.


Koraci likvidiranja ulaznih računa





Ulazni računi se skeniraju i digitalno
šalju odgovornim osobama





Odgovorna osoba
provjerava ispravnost računa





Odobravanje ulaznih faktura

IPA - upravljanje ulaznim računima


Uprava odobrava račune
JEDNIM KLIKOM





Ovjereni i provjereni računi
knjiže se u računovodstvo




Prednosti

   Proces likvidiranja računa se standardizira, ubrzava  i automatizira.

   Potpisuje se digitalna verzija računa, a fizički račun se arhivira (ili ide direktno u računovodstvo).

   Mogućnost udaljenog odobravanja.

   Rukovodstvo ima brzi i pregledni uvid u račune.

   Svi računi na jednom mjestu i točno se zna njihov status.

   Račun se ne može izgubiti.