hr-HRen-USsl-SI
hr-HRen-USsl-SI
Menu

Urudžbeni zapisnik

 Za županije, gradove, općine, agencije, zavode, ministarstva, upravne odjele, arhive.

Za ustanove koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije, zaprimanje i izdavanje dokumenata.


   UREDSKO POSLOVANJE


Uredsko poslovanje predstavlja središnji dio rješenja koji zadovoljava potrebe svih javnih ustanova koje su ga dužne voditi prema Uredbi o uredskom poslovanju ili one koje žele raditi u skladu s Uredbom.


Urudžbeni zapisnik omogućuje lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu. Podaci se u sustav unose jednom, a kasnije se koriste za izradu akata (dopisa, rješenja i sl.) prema podnositeljima.



URUDŽBENI ZAPISNIK, KLASIFIKACIJSKI PLAN




Gov - arhiva i baza predmeta

   ISPIS KOŠULJICE


Radi lakšeg upravljanja, dokumenti koji se odnose na isti slučaj grupiraju se u predmet. Hivergen GOV omogućuje kreiranje predmetnih mapa u koje se na jednostavan način mogu dodavati novi dokumenti. Poslovanje olakšavaju opcije poput ispisa košuljice ili informacije kod koga se nalazi predmet.



PREDMETI, DOKUMENTI


Dopis

   DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA I PREDMETA


Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći. Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu točna je i odmah dostupna, što rezultira bržom i boljom uslugom.


JEDNOSTAVNA DOSTUPNOST DO INFORMACIJA


Ispis košuljica i lista dokumenata


Izrada predložaka

Informacije se u sustav unose samo jednom. Kasnije se koriste za izradu izlaznih akata ili internih odluka.

GOV - ispis klasa i rješenja

Prednosti

 

   Urudžbeni zapisnik usklađen je s Uredbom o uredskom poslovanju

   Svi dokumenti su u digitalnom obliku

   Brzi pronalazak informacija i dokumenata

   Ubrzana distribucija dokumenta, predmeta i informacija između zaposlenika

   Jednostavna izrada akata, rješenja, dopisa, odluka i sl.

   Ispis košuljica, digitalna pisarnica, klasifikacijski plan, urudžbeni brojevi


Urudžbeni zapisnik - video

U kratkom video uratku prikazan je način rada Hivergen GOV rješenja za urudžbeni zapisnik. Vidjet ćete kako na jednostavan način možete:

   urudžbirati dokument

   odrediti mu klasu i kreirati predmet

   proslijediti ga dalje na obradu

   izraditi rješenje

   pronaći predmet ili određeni dokument u par klikova


GOV - automatizacija uredskog poslovanja

Prilagodba procesa


Hivergen GOV automatizira i ubrzava uredsko poslovanje. Slika procesa predstavlja sliku stvarnog stanja.

U  proces je potrebno uključiti sve učesnike popust:

   pisarnicu, tajnice

   referente, administrativne djelatnike

   pročelnike, voditelje

   gradonačelnika / župana / ravnatelja



AUTOMATIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA

Popis funkcionalnosti urudžbenog zapisnika

 

    Evidencija zaposlenika
    Evidencija organizacijske strukture
    Evidencija klasifikacijskog plana
    Korištenje više ispostava
    Zaprimanje i izdavanje pismena (dokumenata)
    Skeniranje podnesaka i priloga u dokumente
    Pridruživanje svih vrsta elektroničkih dokumenata/datoteka
    Kreiranje i distribucija omota spisa (predmeta)
    Ispis košuljice predmeta
    Urudžbiranje akata u predmet od strane ovlaštenih službenika
    Slanje predmeta i dokumenta ostalim službenicima i pisarnici
    Pretraživanje i pregled evidentiranih predmeta i pismena
    Razvođenje i pregled arhiviranih predmeta
    Vođenje registra ugovora
    Vođenje evidencije časopisa
    Zaprimanje, skeniranje i evidentiranje ulaznih računa
    Izvještaji upisnika upravnog i neupravnog postupka
    Izvještaji o događajima u sustavu
    Automatska autentifikacija u sustav
    Ispis prijemnog štambilja na zaprimljene podneske
    Izdavanje akata na osnovu predložaka
    Korespondencija putem internih poruka sustava Hivergen

    Upravljanje zadacima za zaposlenike sa rokovima izvršenja
    Vođenje predmeta za sjednice
    Evidencija ulazne pošte
    Evidentiranje ulazne pošte iz urudžbenih evidencija
    Evidencija izlazne pošte
    EPK za izlaznu poštu prema specifikaciji Hrvatske pošte
    Evidentiranje izlazne pošte iz urudžbenih evidencija
    Specifični izvještaji prema potrebi korisnika
    Evidencija i odobravanje narudžbenica
    Ispis narudžbenica na prilagođeni obrazac
    Dopuna evidencije ulaznih računa prema narudžbenicama
    Evidencija realizacije prema narudžbenicama
    Digitalno odobravanja prema predefiniranom tijeku procesa
    Zaprimanje elektroničkih računa i dodjeljivanje elektroničkog prijemnog štambilja
    Integracija sustava Hivergen sa poslovno-proračunskim aplikacijama
    Napredno izvještavanje prema podacima sustava Hivergen i vanjskih aplikacija
    Zaprimanje i praćenje zahtjeva od strane vanjskih korisnika putem web preglednika
    Vođenje dokumentacije za ISO sustave kvalitete
    Više konfiguracijski Hivergen poslužitelj


Škola urudžbiranja

U maloj školi urudžbiranja ukratko su objašnjenI osnovni pojmovi za rukovanje urudžbenim zapisnikom

   što je to klasa

   što je to klasifikacijski plan

   što je urudžbeni broj

   tko dodijeljuje urudžbeni broj

   dokument, predmet, dosje


Naši korisnici